Lợi ích của máy in đa năng với doanh nghiệp nhỏ

Đặc tính của máy in đa năng

Máy in đa chức năng (gọi tắt là MFP) là loại máy có thể in, quét, fax và sao chụp tài liệu. Một số nhà sản xuất có thể bao gồm cả chức năng in ảnh màu với chất lượng cao. Kích cỡ máy in đa năng có thể đa dạng từ kích thước nhỏ gọn đến kích thước lớn hơn.

Máy in đa năng cũng có loại máy in laser và máy in phun và có thể được kết nối qua USB, Ethernet, Wi-Fi hoặc Bluetooth. Ngoài ra, một số máy in đa năng có các tùy chọn và cài đặt tiết kiệm pin nhằm giúp giảm chi phí in ấn của người dùng.

Chúng cũng có thể có màn hình cảm ứng và được in một cách nhanh chóng và thuận tiện từ thiết di động. Tuy nhiên, bởi máy in đa năng bao gồm nhiều tính năng trên cùng một thiết bị nên chất lượng của từng tính năng sẽ không thể đạt hiệu quả cao như ở các loại máy in, máy quét, máy fax chuyên dụng. 

Lợi ích của máy in đa năng với doanh nghiệp nhỏ

1. Tiết kiệm chi phí

Đối với doanh nghiệp nhỏ, chi phí đầu tư cho trang thiết bị là một trong những yếu tố được ưu tiên hàng đầu trước khi đưa ra quyết định lựa chọn và mua thiết bị. Chi phí đầu tư máy in đa năng cho doanh nghiệp có thể cao hơn đầu tư cho từng chiếc máy in, máy photocopy hoặc máy quét riêng lẻ. Nhưng bạn sẽ có khả năng thực hiện tất cả các thao tác, tính năng của các loại máy trên chỉ với máy in đa năng.

Hơn nữa, chi phí bảo dưỡng và sửa chữa đối với máy in đa năng có thể sẽ thấp hơn các loại máy khác. Thay vì mua mực hoặc mực in laser, giấy và thanh toán cho dịch vụ bảo trì, sửa máy in của nhiều thiết bị cùng lúc, bạn chỉ cần thanh toán cho những vật phẩm và dịch vụ của máy in đa năng bằng một khoản phí hàng tháng.

Nếu bạn sử dụng đúng cách, bạn có thể sẽ không cần gọi các chuyên viên sửa máy in đến để bảo trì thiết bị mà có thể tự thực hiện để tiết kiệm chi phí hơn. Tuy nhiên, khi máy in gặp sự cố kỹ thuật khó xử lý thì vẫn nên gọi chuyên gia đến sửa máy in hoặc yêu cầu hỗ trợ đổ mực máy in tại Hà Nội càng sớm càng tốt.

2. Tiện lợi, dễ dàng quản lý và kiểm soát về chi phí

Với những thiết bị trong văn phòng của bạn, bạn phải tìm kiếm và mua vật tư như mực in, mực in laser, linh kiện… từ nhiều nhà sản xuất khác nhau cho các kiểu dáng và model khác nhau từ máy in, máy photocopy, máy quét... Nhưng với máy in đa năng, bạn có thể mua các vật phẩm cần thiết cho một hãng duy nhất từ chính nhà cung cấp. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm vật phẩm cũng như giúp người dùng dễ dàng kiểm soát và quản lý chi phí doanh nghiệp.

3. Tiết kiệm không gian văn phòng

Một máy in đa năng có thể thực hiện tất cả các chức năng của máy in, máy quét, máy fax… nên bạn chỉ cần dành cho thiết bị một không gian nhỏ trong văn phòng của mình thay vì đặt ở nhiều địa điểm khác nhau. Đối với doanh nghiệp có không gian làm việc hạn chế thì đây là một ưu điểm lớn. 

4. Đa dạng tính năng sử dụng

Với sự ra đời của email và điện toán đám mây, máy fax ngày càng ít phổ biến tại các văn phòng hiện nay. Tuy nhiên nhu cầu fax vẫn chưa hoàn toàn biến mất. Với nhiều máy in đa năng, doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng thực hiện thao tác gửi hoặc nhận fax không thường xuyên mà không phải trả thêm chi phí mua và bảo trì một máy fax chuyên dụng. 

Với doanh nghiệp nhỏ, tính đa năng của máy in đa năng chính là ưu điểm lớn nhất và đây cũng là lý do mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn loại thiết bị này. Nhân viên có thể tận dụng tối đa những tiện ích bổ sung mà máy in đa năng mang lại như việc tạo, sao chép, chia sẻ và lưu trữ tài liệu... 

4 yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn máy in đa năng phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại máy in đa năng nhưng không phải chiếc máy nào cũng phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Một số thiết bị được sản xuất để phục vụ cho nhu cầu của các doanh nghiệp lớn, một số khác hướng tới doanh nghiệp nhỏ. Một số được thiết kế cho các yêu cầu in ấn cụ thể, trong khi một số khác lại tập trung cho mọi chức năng của thiết bị. Vì vậy, để có thể lựa chọn được loại máy in đa năng phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo 4 yếu tố sau đây: 

1. Ngân sách doanh nghiệp

Tổng chi phí của thiết bị sẽ bao gồm chi phí mua thiết bị, chi phí cho các vật phẩm liên quan, chi phí bảo dưỡng, sửa máy in và có thể bao gồm cả chi phí để mua máy mới khi thiết bị đã quá thời gian sử dụng. Do có rất nhiều các loại chi phí liên quan hơn mức chi phí cố định khi mua thiết bị nên bạn sẽ cần phải xem xét rất kỹ lưỡng để có thể dự trù kinh phí hợp lý để đầu tư cho các khoản chi tiêu khác.

2. Nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp

Bạn sẽ cần xem xét, đánh giá về nhu cầu sử dụng cũng của nhân viên trong văn phòng để xác định hoạt động có thể được thực hiện nhiều nhất. Một số câu hỏi bạn có thể đặt ra như: Doanh nghiệp của bạn có cần in ấn nhiều không và có nhu cầu sử dụng các tính năng quét, sao chép hoặc fax không? Doanh nghiệp chủ yếu sử dụng tính năng nào trong công việc hàng ngày?

Giá thành của máy in đa năng tương đối cao, chưa kể các khoản chi phí liên quan. Do đó, nếu bạn quyết định mua máy in đa năng nhưng chỉ sử dụng tính năng in ấn là chủ yếu và không tận dụng hết các tính năng khác thì sẽ gây ra sự lãng phí lớn cho doanh nghiệp. 

3. Khả năng cải tiến quy trình làm việc

Khi lựa chọn máy in đa năng phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, bạn nên đánh giá khả năng cải thiện quy trình làm việc trong văn phòng. Ở một số văn phòng, nhiều nhân viên dựa vào một thiết bị duy nhất để in, sao chép, quét... Trong những môi trường làm việc này, văn phòng yêu cầu một chiếc máy có thể thực hiện đồng thời nhiều chức năng. Điều này giúp nâng cao năng suất và hợp lý hóa quy trình làm việc. Vì vậy, hãy dành thời gian để đánh giá quy trình công việc của bạn và xác định xem máy in đa chức năng của bạn có thể mang lại bất kỳ cơ hội cải tiến nào không.

4. Khả năng bảo dưỡng, sửa máy in và chính sách của nhà sản xuất

Một yếu tố rất quan trọng nhưng thường không được chú ý đến là về những chính sách, cam kết của nhà cung cấp đối với các thiết bị, tiện ích và dịch vụ quản lý thiết bị. Một máy in đa năng có giá thành rẻ hơn các loại máy in đa năng khác nhưng không có chính sách hỗ trợ trong bảo hành thiết bị và sửa chữa máy in thì về lâu dài, chi phí của thiết bị cũng sẽ tương đương với các loại máy có giá thành cao hơn. Có nhiều nhà cung cấp thiết bị sẽ bao gồm cả các dịch vụ liên quan như hỗ trợ thay thế linh kiện, đổ mực máy in… để đảm bảo thiết bị của bạn có thể hoạt động hiệu quả nhất đồng thời giảm khả năng thiết bị gặp sự cố trong quá trình làm việc.

Tham khảo từ: marconet.com và yoyoink.com